admin đã viết:Anh/Chị hãy trình bày quy trình quản lý văn bản đi? Liên hệ với thực tế cơ quan, đơn vị anh/chị công tác?
Quy trình quản lý văn bản đi
Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử, Lãnh đạo đơn vị
Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi
CBCCVC chuyên môn
Lãnh đạo cơ quan
Văn thư cơ quan
Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung,
Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên
Chuyển giao Đăng ký, làm thủ tục phát hành
Phát hành Ký tắt về nội dung
In, trình ký Ký ban hành
Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật
Pháp chế cơ quan/Lãnh đạo văn phòng
Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo
Ý kiến đóng góp
Có xin ý kiến
Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi
Lưu hồ sơ
Khi một văn bản được gửi đi, nội dung của những văn bản này được vào sổ tại văn thư (hoặc trung tâm thông tin), phân loại và quyết định chuyển tiếp cho bộ phận văn thư. Một trong những nghiệp vụ quan trọng của công việc quản lý công văn đi là theo dõi quá trình xử lý công văn bằng các văn bản phản hồi, văn bản đi được quản lý qua 5 bước sau:
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng, chữ ký, nơi nhận các văn bản đi cần được cán bộ văn thư kiểm tra lần cuối, đảm bảo với các yêu cầu về thể thức, văn phong và nội dung của văn bản.
2. Nhân bản
Các văn bản sau khi được người đứng đầu đơn vị/ người được ký thay/ người được ủy quyền ký thì được cán bộ văn thư nhân bản với số lượng cần được lưu lại và gửi đi các địa chỉ thực hiện, các đơn vị liên quan, phối hợp.
3. Đóng dấu
Khi đóng dấu cần kiểm tra kỹ con dấu và văn bản cần đóng dấu. Bảo đảm các yếu tố thể thức cần thiết. Chỉ đóng dấu khi văn bản đã được đại diện bộ phận soạn thảo ký nháy và được người có thẩm quyền ký đúng vị trí cần đóng dấu. Dấu được đóng một lần, sắc nét, trùm lên 1/3 phần chính, bên trái chữ ký. Không đóng dấu ngược hoặc đóng chập nhiều lần.
4. Làm thủ tục phát hành
Các văn bản được phát hành bằng nhiều cách khác nhau: văn bản hỏa tốc được chuyển phát nhanh, văn bản chuyển phát nhanh; văn bản được niêm yết công khai trên bảng; văn bản được tải lên mạng cơ quan; văn bản chuyển trực tiếp…
5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản cần khoa học, thông thường việc lưu văn bản nên theo sắp xếp theo các bước sau:
- Theo vấn đề: chính trị, kinh tế, lương ….
- Theo thể loại: công văn, tờ trình, báo cáo, biên bản….
- Theo thời gian: năm 2010; 2011; 2012…
- Theo chủ thể ban hành: tên cơ quan, tên tác giả
Mô tả chi tiết: Người thực hiện
Nội dung công việc CBCCVC chuyên môn
Dự thảo văn bản (VB).
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo VB xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo VB đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo VB;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;
- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký VB đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư cơ quan. Lãnh đạo đơn vị
Trưởng đơn vị:
- Kiểm tra nội dung VB;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);
+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo VB.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung.
Phó trưởng đơn vị: (Nếu được giao)
Thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo.
Pháp chế cơ quan
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của VB trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.
Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày VB trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan
Trường hợp cấp phó của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra VB (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết).
- Ký ban hành.
Việc ký VB có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử).
Trường hợp người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết: Thực hiện các công việc tương tự như công việc mà cấp phó của mình thực hiện nêu trên. Văn thư cơ quan
- Nhận VB giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung của trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật;
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
- Đăng ký VB đi và làm thủ tục phát hành gồm các việc:
+ Đóng dấu VB (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);
+ Đăng ký VB đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, 2 - Phụ lục 2);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu VB đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. VB đi lưu tại tập lưu VB đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu VB đi tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
