Mục đích của số hóa tài liệu
Mục đích của số hóa tài liệu là giúp bạn giảm bớt không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lưu trữ tài liệu lâu hơn, hay có thể gọi là lưu trữ mãi mãi, không sợ bị ăn mòn, bị rách nát hay thất lạc không thể tìm thấy. Tuy nhiên không phải tài liệu nào cần số hóa cũng có thể mang ra ngoài, mang đến địa chỉ scan tài liệu…
Từ đó, chúng ta xác định được mục đích của số hóa tài liệu:
Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.
Đây cũng chính là giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà bấy lâu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở.
Đồng nhất các loại hình tài liệu
Với phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống, chúng ta phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm..., vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với dữ liệu số, chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.
Quản lý, khai thác tập trung
Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
Số hóa tài liệu đã trở thành công cuộc cải cách, đổi mới khoa học và cách làm việc của rất nhiều các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó.
Thông qua các công việc cụ thể của việc số hóa dữ liệu, chúng ta mong muốn đạt được các mục đich là xử lý các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những mục tiêu đó, các kho lưu trữ phải thực hiện các thao tác thuộc quy trình số hóa tài liệu là chuyển đổi tài liệu lưu trữ dạng thông thường, vẫn quen gọi là tài liệu có “tín hiệu tương tự” (analog) sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số (digital).
