admin đã viết:Anh/Chị hãy trình bày quy trình quản lý văn bản đến, liên hệ với thực tế cơ quan, đơn vị anh/chị công tác?
Quy trình quản lý văn bản đến
1. Tiếp nhận, đăng ký
Khi nhận được một công văn, việc đầu tiên là vào sổ nội dung của công văn tại văn thư (hoặc trung tâm thông tin), phân loại và quyết định chuyển tiếp cho các đơn vị cấp dưới để tiếp tục xử lý. Một trong những nghiệp vụ quan trọng của công việc quản lý công văn là theo dõi quá trình xử lý công văn, nhắc nhở các bộ phận quan tâm kịp thời.
2. Trình, chuyển giao
Ngoài các chức năng lưu trữ, xử lý tương tự như với công văn, các phiếu giao việc cần một sự theo dõi tiến trình ở mức độ cao hơn, điều đó cũng có nghĩa là cần cơ chế điều hành trực tuyến và chuyên trách hơn. Nhiều văn bản dạng pháp quy được ban hành trong cơ quan đòi hỏi phải có những bước thực hiện xử lý ở các đơn vị cấp dưới. Văn bản mang tính truyền đạt mệnh lệnh này thực chất là các phiếu giao việc, nó cần thiết phải được xác nhận chính xác thời điểm giao và nhận nhiệm vụ của các bên liên quan.
3. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Mô tả chi tiết
Người thực hiện
Nội dung công việc
Văn thư cơ quan
a) Đối với văn bản (VB) giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);
- Bóc bì VB đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký VB đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi VB đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.
Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CB,CC,VC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.
b) Đối với VB điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của VB;
- Đăng ký VB đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1);
- Đính kèm biểu ghi VB đến trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối VB đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). Lãnh đạo văn phòng/ lãnh đạo cơ quan, tổ chức Căn cứ quy định của từng đơn vị, người cho ý kiến phân phối VB đến có thể là chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó được ủy quyền trong trường hợp người đứng đầu đi vắng)
* Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính):
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của VB đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với VB có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để tổ chức thực hiện).
* Lãnh đạo cơ quan, tổ chức: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc lĩnh vực phụ trách);
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện). Lãnh đạo đơn vị (Vụ, ban, phòng)
* Trưởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và trình độ, năng lực của cán bộ trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục 1) và chuyển cho:
- Người đứng đầu cơ quan và cấp phó của người đứng đầu cơ quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo);
- Chánh văn phòng/trưởng phòng hành chính (để theo dõi);
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CBCCVC chuyên môn trong đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải
quyết);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần);
- Văn thư cơ quan (chuyển VB giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết).
* Phó trưởng đơn vị: Tổ chức thực hiện các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị. CBCCVC chuyên môn CBCCVC chủ trì giải quyết:
- Nhận văn bản giấy do văn thư cơ quan chuyển đến;
- Căn cứ nội dung của VB, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục 1);
- Nghiên cứu nội dung VB để thực hiện. Trường hợp VB yêu cầu phải phúc đáp thì soạn VB trả lời
- Tập hợp VB liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (ở dạng giấy và dạng dữ liệu điện tử);
- VB không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”. CBCCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn bản đến để phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo) + CBCCVC chủ trì. Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:
CBCCVC chuyên môn
Văn bản đến
Văn thư cơ quan
Lãnh đạo văn phòng/ lãnh đạo cơ quan
Lãnh đạo đơn vị
Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn bản đến Ý kiến chỉ đạo giải quyết
Giải quyết
Ý kiến phân phối văn bản
Tổ chức thực hiện
Theo dõi giải quyết
Đường đi của văn bản điện tử
Chú ý Đường đi của văn bản giấy
